Quem tem farmácia de manipulação costuma adiar a troca de sistema pelo mesmo motivo: o medo de perder dados. Estão lá dentro anos de clientes, receitas, fórmulas e lotes, e a farmácia não pode parar para começar do zero.
Na VUpharma, a resposta é curta: migramos todos os dados da farmácia, sem custo, e você confere antes de entrar em produção. Este guia mostra o que vem, como conferir e o que o dono pode separar antes de começar.
O que vem para a VUpharma
Tudo o que está no sistema que você usa hoje. Na prática:
- Cadastros: produtos, fórmulas e fornecedores.
- Clientes e prescritores, com os pedidos de cada um.
- Estoque por lote, com os laudos e as validades.
- Todo o histórico do estoque, e não só o saldo de hoje.
- A numeração que você já usa nos pedidos e nos lotes.
Só as senhas de acesso ficam de fora. Elas são criadas de novo, por segurança, e falamos delas mais abaixo.
Por que o histórico importa
Trazer só o saldo do estoque parece bastar, mas não basta. A farmácia precisa achar o pedido antigo de um cliente para repetir a fórmula, saber por onde passou cada lote e mostrar documentos quando a vigilância sanitária pedir.
Algumas normas também pedem que certos registros fiquem guardados por um tempo:
- A RDC 67/2007 da Anvisa pede que o certificado de análise do fornecedor, que acompanha cada lote de matéria-prima, fique arquivado por no mínimo seis meses depois do vencimento do último produto manipulado com esse lote. Para matéria-prima sujeita a controle especial, o prazo é de no mínimo dois anos após o vencimento do último produto manipulado com ela.
- A Portaria SVS/MS 344/98 pede que os livros, os balanços e os documentos da movimentação dos controlados fiquem arquivados no estabelecimento por dois anos.
Por isso os laudos e o histórico vêm junto com os lotes, em vez de ficarem presos no sistema antigo. Veja como funcionam o estoque por lote e os controlados na VUpharma.
Como funciona, em três passos
1. Trazemos tudo
A equipe da VUpharma copia todos os dados do sistema que você usa hoje, sem mexer nele. A Renata, agente de IA de implantação e migração, acompanha o trabalho e mostra o andamento: o que já entrou na VUpharma e o que falta.
2. Você confere
A Renata prepara o relatório da migração, com os números de cada parte: produtos e fórmulas, clientes e prescritores, pedidos, lotes e laudos. Você e o farmacêutico revisam os dados migrados nesse relatório.
3. Entra em produção
Você começa a usar a VUpharma quando aprovar. A Renata prepara; quem decide é a farmácia.
Como conferir antes de entrar em produção
Conferir não exige conhecimento técnico. Exige conhecer a farmácia, e isso o dono e o farmacêutico já têm. Três jeitos simples de começar:
- Compare os totais. Quantos clientes, produtos e fórmulas o sistema atual mostra, e quantos aparecem no relatório.
- Procure casos que você conhece. Um cliente frequente e os pedidos dele, uma fórmula muito usada, um prescritor que manda receitas toda semana.
- Olhe o estoque com calma. Escolha alguns lotes em uso e confira o saldo, a validade e o laudo. Nos controlados, quem confere é o farmacêutico responsável técnico.
Se algo não bater, você aponta e a equipe da VUpharma corrige. A VUpharma só entra em produção com a sua aprovação.
A farmácia não para
O sistema atual continua funcionando enquanto migramos e você confere os dados. O balcão atende, a bancada manipula e o estoque segue registrado no sistema de sempre.
A data de entrada em produção é combinada com você. Nessa data, o que a farmácia lançou no sistema atual durante a conferência também vem para a VUpharma, e a equipe passa a trabalhar no sistema novo.
Senhas criadas de novo, por segurança
As senhas de acesso são o único dado que não vem do sistema antigo. Cada pessoa da equipe cria uma senha nova para entrar na VUpharma.
É também um bom momento para revisar quem vê o quê. Na VUpharma, cada pessoa recebe as áreas e as filiais em que trabalha, e quem concede ou retira acesso é o dono da farmácia. Veja como funcionam filiais, acesso e dados.
Os dados de clientes e prescritores são dados pessoais, e a receita revela dados de saúde, que a LGPD protege como dados sensíveis. A farmácia é a controladora desses dados; a VUpharma trata os dados como operadora, segundo as instruções da farmácia. A lei pede que os agentes de tratamento adotem medidas de segurança para proteger os dados pessoais, e criar senhas novas na troca de sistema vai nessa direção.
A migração é combinada por escrito antes de qualquer acesso aos dados da farmácia.
Checklist para o dono
- Conte na demonstração qual sistema a farmácia usa hoje.
- Combine a migração por escrito antes de qualquer acesso aos dados.
- Defina quem confere: você, o farmacêutico responsável técnico e quem cuida do estoque.
- Anote alguns números do sistema atual: total de clientes, de produtos e de fórmulas, e o último número de pedido.
- Separe casos para conferir: um cliente frequente, uma fórmula muito usada e alguns lotes em uso, com laudo.
- Liste a equipe, com as áreas e as filiais de cada pessoa.
- Mantenha o contrato do sistema atual até a VUpharma entrar em produção.
- Aprove a entrada em produção só depois da conferência.
Próximo passo
Na demonstração, conte de qual sistema você vem. Mostramos o relatório da migração com dados de exemplo, e o prazo vem na proposta. Veja também como migramos e o que fazem a Renata e os outros agentes de IA.
