Substances contrôlées et SNGPC
Substances contrôlées enregistrées à chaque écriture, du registre au SNGPC.
Lívia, agent IA, enregistre les entrées et les sorties des substances de la Portaria 344/98 avec le lot et l’ordonnance, établit les registres et les bilans de la période et prépare la transmission au SNGPC. Le pharmacien responsable vérifie les registres et confirme la transmission.
Valeurs fournies à titre d’illustration.
L’agent des substances contrôlées
Lívia enregistre. Le pharmacien vérifie et confirme.
Lívia Campos saisit chaque entrée et chaque sortie de substance contrôlée à partir du stock par lot et des ordonnances, avec la liste que le catalogue indique déjà pour chaque produit. Elle établit les registres et les bilans de la période et prépare le fichier SNGPC. Ce qui ne concorde pas, elle le signale avant la transmission.
Enregistre chaque entrée et chaque sortie de substance contrôlée, avec l’ordonnance et le lot
Prépare les registres des substances contrôlées et les bilans de la période
Organise l’envoi au SNGPC et signale ce qui bloque la transmission
Préparez le fichier SNGPC de l’Établissement Centre-ville.
Le fichier du 14 au 16/10 est prêt : 2 entrées de lot de la liste C1, avec le lot du fabricant, et 5 sorties, chacune avec l’ordonnance conservée et le numéro dans le registre général des ordonnances. Le solde enregistré de chaque lot concorde avec le stock. Vérifiez et confirmez pour que je le transmette au SNGPC.
Exemple fourni à titre d’illustration.
Tenue des registres
Chaque entrée et chaque sortie, avec le lot et l’ordonnance.
La liste vient du catalogue
Le catalogue indique déjà la liste de la Portaria 344/98 de chaque produit. Lorsque ce produit entre, est utilisé en préparation ou sort, l’écriture est portée aux registres des substances contrôlées.
Entrée avec le lot du fabricant
La réception de la matière première contrôlée enregistre la facture, le fournisseur et le lot du fabricant, comme le SNGPC l’exige pour les matières premières.
Sortie avec l’ordonnance
Chaque sortie est liée à l’ordonnance ou à la notification d’ordonnance conservée. Le numéro d’enregistrement dans le registre général des ordonnances est fourni, prêt à être reporté au verso de l’ordonnance papier.
Pertes et transferts
Les pertes en préparation, les échantillons du contrôle qualité et les transferts entre établissements sont aussi enregistrés, chacun avec le lot et le motif.
Correction par contre-passation
Rien n’est effacé. Une écriture erronée est contre-passée et corrigée par-dessus, avec la date et le nom de la personne qui l’a corrigée.
Quantité sans facteur supposé
La quantité est enregistrée dans l’unité du produit. La conversion de g en mL ou en UI n’utilise que le facteur du produit ou du lot ; sans facteur, la conversion est refusée.
Registres et bilans
Les registres et les bilans découlent des écritures.
À la fin de chaque période, Lívia établit les registres et les bilans à partir des écritures, sans ressaisie. Le bilan reprend les quantités telles qu’enregistrées, sans ajustement par le facteur de correction. Le pharmacien responsable vérifie et confirme.
Registre spécifique, avec une page par substance
Registre général des ordonnances, avec les préparations magistrales
Bilan des substances (BSPO), trimestriel et annuel
Relevé mensuel des notifications d’ordonnance A
Mouvements par liste de la Portaria 344/98, par établissement et par période
SNGPC
De l’écriture au fichier transmis à l’Anvisa.
Depuis janvier 2026, la transmission au SNGPC est de nouveau obligatoire dans tout le pays, pour les médicaments et les matières premières soumis à contrôle spécial. Lívia prépare le fichier dans l’intervalle de 1 à 7 jours exigé par la norme.
01
Lívia prépare le fichier
Elle regroupe les entrées, les sorties, les pertes et les transferts de l’établissement dans le fichier de la période, y compris en l’absence de mouvement.
Lívia · préparation
02
Elle signale ce qui bloque la transmission
Avant la transmission, elle vérifie le fichier et signale ce qui manque : entrée sans le lot du fabricant, sortie sans ordonnance, solde différent du stock.
Lívia · vérification
03
Le pharmacien confirme la transmission
Le pharmacien responsable vérifie et confirme. La transmission utilise les identifiants SNGPC de l’établissement, et le statut de l’envoi est enregistré dans la période.
La décision lui revient
Ce qui reste à l’équipe
Lívia prépare. C’est le pharmacien qui en répond.
01
Vérifier les registres
La tenue des registres relève du pharmacien responsable. Les registres et les bilans de la période ne sont clôturés qu’après sa vérification et sa confirmation.
02
Confirmer la transmission
Le fichier n’est transmis au SNGPC qu’avec la confirmation du pharmacien responsable. Les identifiants SNGPC sont conservés à part, hors des champs courants du dossier sanitaire de l’établissement.
03
Décider de la correction
Lorsque le solde enregistré ne concorde pas avec le stock, Lívia montre l’écart. C’est le pharmacien qui décide de la correction, saisie comme une nouvelle écriture, sans effacer la précédente.
Questions sur les substances contrôlées.
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