Garantia da qualidade
POPs, registros e licenças em dia, com aviso antes do prazo.
O Manual de Boas Práticas, os POPs, os registros e as licenças de cada filial ficam num só lugar, com a versão e a validade. A Beatriz, agente de IA, organiza os documentos e avisa antes de cada revisão e de cada vencimento; o farmacêutico responsável técnico aprova cada POP.
Exemplo ilustrativo.
O agente do módulo
A Beatriz organiza e avisa. O farmacêutico aprova.
A Beatriz Lima guarda cada documento da qualidade com a versão em vigor e o histórico, acompanha a revisão de cada POP e a validade de cada licença e avisa com antecedência. Ela prepara o rascunho da revisão a partir da versão em vigor. O farmacêutico responsável técnico aprova cada POP, e quem responde pela qualidade fecha cada não conformidade.
Guarda cada documento da qualidade com a versão em vigor, quem aprovou e o histórico
Acompanha a revisão de cada POP e a validade de cada licença, e avisa antes do prazo
Prepara o rascunho da revisão e a lista de quem precisa ser treinado na nova versão
Registra a autoinspeção, as não conformidades e as ações corretivas, com o prazo e o responsável
O que vence na Filial Centro nos próximos 90 dias?
Três prazos. A licença sanitária vence em 60 dias, e o aviso já foi para quem responde pela qualidade, com os documentos da filial que estão no sistema. O POP de pesagem chega à revisão anual em 3 semanas: preparei o rascunho da versão 5, que espera a aprovação do farmacêutico responsável técnico, e a lista das 6 pessoas da bancada que vão ser treinadas nela. A calibração das duas balanças vence em 75 dias.
Exemplo ilustrativo.
Documentos da qualidade
Manual, POPs e registros, com versão e aprovação.
O Manual de Boas Práticas de Manipulação, os POPs, as especificações, os formulários e os registros da farmácia ficam num só lugar, por filial. Cada documento tem a versão em vigor, quem elaborou, a aprovação do farmacêutico responsável técnico, com a data, e o histórico das versões anteriores.
A equipe vê só a versão em vigor; as anteriores ficam no histórico, sem apagar
Cada POP é revisto no intervalo que a farmácia define, como uma vez por ano, e o aviso chega antes do prazo
Uma nova versão só entra em vigor com a aprovação do farmacêutico responsável técnico
A correção de um registro guarda o que estava escrito antes, com o motivo e quem corrigiu
Os registros do dia a dia, como limpeza e temperatura, ficam ligados ao POP que os pede
Exemplo ilustrativo.
Licenças e certidões
As licenças de cada filial, com aviso antes de vencer.
Cada filial tem as suas licenças e certidões, com o órgão, o número, a emissão e a validade. A validade é a de cada documento, por exemplo anual ou bienal, conforme o órgão e o município, e há documentos sem vencimento. A Beatriz avisa 90, 60 e 30 dias antes, ou nos prazos que a farmácia escolher.
Licença sanitária da vigilância sanitária do estado ou do município
Autorização de funcionamento da Anvisa e, para quem manipula controlados, a autorização especial
Certidão de regularidade do CRF, com o farmacêutico responsável técnico de cada filial
Alvará da prefeitura e o certificado do Corpo de Bombeiros, como o AVCB ou o CLCB
Licenças da Polícia Federal e registro no MAPA, quando a filial precisa deles
Exemplo ilustrativo.
Rotina da qualidade
Treinamento, autoinspeção e equipamentos, com registro e prazo.
Treinamento nos POPs
Cada treinamento fica registrado com o conteúdo, a data, a carga horária, quem participou e quem treinou, e com a avaliação da efetividade. Quando um POP muda, a Beatriz lista quem precisa ser treinado de novo.
Autoinspeção
A autoinspeção é feita pelo menos uma vez por ano, como pede a RDC 67/2007, sob a supervisão do farmacêutico. O roteiro com os itens das boas práticas fica no sistema, as conclusões ficam guardadas, e cada achado vira uma ação corretiva com prazo e responsável.
Não conformidades e reclamações
Um desvio na bancada ou um achado da autoinspeção vira uma não conformidade, com a investigação, a ação corretiva e o prazo. A reclamação de um cliente fica registrada com o paciente, a fórmula e o motivo, e a investigação é do farmacêutico.
Equipamentos
A calibração das balanças e dos outros instrumentos, por empresa certificada, pelo menos uma vez por ano ou conforme o uso, fica registrada com o certificado e a data da próxima. A verificação diária, antes do início das atividades, também fica registrada.
Pragas e água
O controle integrado de pragas, com a aplicação feita por empresa licenciada, e a limpeza do reservatório de água ficam registrados, com a data da próxima. As análises da água potável, pelo menos a cada seis meses, e da água purificada, pelo menos uma vez por mês, têm aviso antes do prazo.
Laudos e fornecedores
O laudo de cada lote de matéria-prima fica ligado ao lote, no estoque, e a qualificação de cada fornecedor, em compras. A autoinspeção usa os dois.
O que fica com as pessoas
A Beatriz organiza e avisa. Quem aprova e fecha são pessoas.
01
Aprovar cada POP
O farmacêutico responsável técnico aprova cada POP e cada revisão. Sem a aprovação, a nova versão não entra em vigor, e a anterior continua valendo.
02
Fechar a não conformidade
Quem responde pela qualidade define a ação corretiva, confere se ela resolveu e fecha cada não conformidade. Numa reclamação de cliente, a investigação e as medidas corretivas são do farmacêutico. A Beatriz registra e acompanha o prazo.
03
Renovar as licenças
A farmácia renova cada licença junto ao órgão. A Beatriz avisa antes do prazo e reúne os documentos que já estão no sistema; ela não envia nada aos órgãos.
Perguntas sobre a garantia da qualidade.
Veja a garantia da qualidade de uma filial.
Na demonstração, você vê um POP com versão e histórico, o aviso de uma licença perto de vencer e uma não conformidade da abertura ao fechamento. A migração da farmácia é feita por nós, sem custo.