Les propriétaires de pharmacies de préparations magistrales repoussent souvent le changement de système pour la même raison : la peur de perdre des données. Le système contient des années de clients, d’ordonnances, de formules et de lots, et la pharmacie ne peut pas s’arrêter pour repartir de zéro.
Chez VUpharma, la réponse est courte : nous migrons toutes les données de la pharmacie, sans frais, et vous vérifiez avant la mise en service. Ce guide montre ce qui est repris, comment vérifier et ce que le propriétaire peut préparer avant de commencer.
Ce qui est repris dans VUpharma
Tout ce qui se trouve dans le système que vous utilisez aujourd’hui. En pratique :
- Référentiels : produits, formules et fournisseurs.
- Clients et prescripteurs, avec les commandes de chacun.
- Stock par lot, avec les certificats d’analyse et les dates de péremption.
- Tout l’historique du stock, et pas seulement le solde du jour.
- La numérotation que vous utilisez déjà pour les commandes et les lots.
Seuls les mots de passe ne sont pas repris. Ils sont recréés, par sécurité, et nous en parlons plus bas.
Pourquoi l’historique compte
Reprendre uniquement le solde du stock semble suffire, mais ne suffit pas. La pharmacie doit pouvoir retrouver l’ancienne commande d’un client pour refaire la formule, savoir par où chaque lot est passé et présenter des documents quand l’autorité sanitaire les demande.
Des normes exigent aussi de conserver certains enregistrements pendant une durée minimale :
- La RDC 67/2007 de l’Anvisa (l’agence sanitaire brésilienne) exige que le certificat d’analyse du fournisseur, qui accompagne chaque lot de matière première, soit archivé au moins six mois après la péremption du dernier produit préparé avec ce lot. Pour les matières premières soumises à un contrôle spécial, le délai est d’au moins deux ans après la péremption du dernier produit préparé avec elles.
- La Portaria SVS/MS 344/98 exige que les registres, les bilans et les documents relatifs aux mouvements des substances contrôlées soient archivés dans l’établissement pendant deux ans.
C’est pourquoi les certificats d’analyse et l’historique sont repris avec les lots, au lieu de rester bloqués dans l’ancien système. Voyez comment fonctionnent le stock par lot et les substances contrôlées dans VUpharma.
Comment ça marche, en trois étapes
1. Nous reprenons tout
L’équipe VUpharma copie toutes les données du système que vous utilisez aujourd’hui, sans y toucher. Renata, agent IA de déploiement et de migration, suit le travail et montre l’avancement : ce qui est déjà dans VUpharma et ce qui reste à reprendre.
2. Vous vérifiez
Renata prépare le rapport de migration, avec les chiffres de chaque partie : produits et formules, clients et prescripteurs, commandes, lots et certificats d’analyse. Vous et le pharmacien vérifiez les données migrées dans ce rapport.
3. Mise en service
Vous commencez à utiliser VUpharma quand vous donnez votre accord. Renata prépare ; c’est la pharmacie qui décide.
Comment vérifier avant la mise en service
Vérifier ne demande pas de connaissances techniques. Cela demande de connaître la pharmacie, et le propriétaire comme le pharmacien la connaissent déjà. Trois façons simples de commencer :
- Comparez les totaux. Combien de clients, de produits et de formules le système actuel affiche, et combien en compte le rapport.
- Cherchez des cas que vous connaissez. Un client régulier et ses commandes, une formule très utilisée, un prescripteur qui envoie des ordonnances chaque semaine.
- Examinez le stock sans vous presser. Choisissez quelques lots en cours d’utilisation et vérifiez le solde, la date de péremption et le certificat d’analyse. Pour les substances contrôlées, c’est le pharmacien responsable qui vérifie.
Si quelque chose ne correspond pas, vous le signalez et l’équipe VUpharma corrige. VUpharma n’est mis en service qu’avec votre approbation.
La pharmacie ne s’arrête pas
Le système actuel continue de fonctionner pendant que nous migrons et que vous vérifiez les données. Le comptoir accueille les clients, le préparatoire continue ses préparations et le stock reste enregistré dans le système habituel.
La date de mise en service est fixée avec vous. À cette date, ce que la pharmacie a saisi dans le système actuel pendant la vérification est aussi repris dans VUpharma, et l’équipe passe au nouveau système.
Des mots de passe recréés, par sécurité
Les mots de passe sont la seule donnée qui ne vient pas de l’ancien système. Chaque membre de l’équipe crée un nouveau mot de passe pour se connecter à VUpharma.
C’est aussi le bon moment pour revoir qui voit quoi. Dans VUpharma, chaque personne reçoit les espaces et les établissements dans lesquels elle travaille, et c’est le propriétaire de la pharmacie qui accorde ou retire les accès. Voyez comment fonctionnent établissements, accès et données.
Les données des clients et des prescripteurs sont des données personnelles, et l’ordonnance révèle des données de santé, que la LGPD (la loi brésilienne sur la protection des données) protège en tant que données sensibles. La pharmacie est responsable du traitement de ces données ; VUpharma les traite en qualité de sous-traitant, selon les instructions de la pharmacie. La loi demande aux agents de traitement d’adopter des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles, et créer de nouveaux mots de passe lors du changement de système va dans ce sens.
La migration est convenue par écrit avant tout accès aux données de la pharmacie.
Liste de contrôle pour le propriétaire
- Indiquez lors de la démonstration quel système la pharmacie utilise aujourd’hui.
- Convenez de la migration par écrit avant tout accès aux données.
- Désignez qui vérifie : vous, le pharmacien responsable et la personne chargée du stock.
- Notez quelques chiffres du système actuel : nombre total de clients, de produits et de formules, et le dernier numéro de commande.
- Préparez des cas à vérifier : un client régulier, une formule très utilisée et quelques lots en cours d’utilisation, avec leur certificat d’analyse.
- Listez l’équipe, avec les espaces et les établissements de chaque personne.
- Conservez le contrat du système actuel jusqu’à la mise en service de VUpharma.
- N’approuvez la mise en service qu’après la vérification.
Prochaine étape
Lors de la démonstration, dites-nous de quel système vous venez. Nous vous montrons le rapport de migration avec des données d’exemple, et le délai figure dans la proposition. Voyez aussi comment nous migrons et ce que font Renata et les autres agents IA.
