Achats
Des achats selon la consommation, auprès de fournisseurs qualifiés.
La suggestion d’achat part de la consommation, du stock minimum et de la péremption, et la demande de prix est envoyée à plusieurs fournisseurs. André, agent IA, prépare la commande ; la personne qui répond des achats approuve, et le pharmacien qualifie chaque fournisseur.
Valeurs fournies à titre d’illustration.
L’agent du module
André prépare l’achat. La personne qui répond des achats approuve.
André Sato prépare la suggestion d’achat de chaque établissement, envoie la demande de prix aux fournisseurs qualifiés et établit la commande. Quand la facture arrive, il prépare la réception à partir du XML, liée à la commande. La commande attend l’approbation de la personne qui répond des achats, et la réception ne prend effet que lorsque l’équipe la comptabilise.
Prépare la liste d’achat de chaque établissement à partir de la suggestion selon la consommation, le stock minimum et la péremption
Envoie la demande de prix aux fournisseurs qualifiés et établit le tableau comparatif avec prix, délai et conditions de paiement
Prépare la commande d’achat pour approbation et, à l’arrivée de la facture, la réception liée à la commande
Organise les documents de chaque fournisseur et prévient quand l’un d’eux arrive à échéance
Préparez l’achat de l’Établissement Centre-ville pour cette semaine.
D’après la suggestion d’achat de l’Établissement Centre-ville, trois matières premières doivent être réapprovisionnées : 500 g, 1.000 g et 1 L. Les quantités couvrent le délai de livraison et ne dépassent pas ce que l’établissement consomme avant la péremption. Les 3 fournisseurs qualifiés ont répondu à la demande de prix, et le Distributeur d’exemple propose le total le plus bas, R$ 2.364,00, avec livraison en 5 jours. J’ai préparé la commande 0187 avec lui. Elle attend l’approbation de la personne qui répond des achats, qui peut changer de fournisseur pour n’importe quel article.
Exemple fourni à titre d’illustration.
Suggestion d’achat
Acheter ce que l’établissement utilise avant la péremption.
La suggestion d’achat de chaque établissement part de la consommation enregistrée dans le grand livre de stock, du stock minimum, du délai de livraison du fournisseur et des commandes clients. La quantité suggérée ne dépasse pas ce que l’établissement consomme pendant la durée de validité du produit.
Consommation moyenne sur la période de votre choix, calculée à partir du grand livre de stock
Stock minimum et maximum par produit et par établissement, définis par la pharmacie
Délai de livraison de chaque fournisseur et commandes clients déjà acceptées
Les ruptures signalées au comptoir entrent dans la prochaine suggestion
L’unité du fournisseur est convertie en unité de stock par le facteur du produit, comme la densité ; sans facteur, la ligne est refusée
Valeurs fournies à titre d’illustration.
De la demande de prix à la réception
Demande de prix, commande approuvée et réception liée à la commande.
01
Demande de prix
André envoie la demande de prix aux fournisseurs qualifiés, par e-mail ou via un lien, et établit le tableau comparatif avec le prix, le délai de livraison et les conditions de paiement de chaque article.
André · prépare
02
Commande
La personne qui répond des achats choisit le fournisseur de chaque article et approuve la commande. Au-delà du montant défini par la pharmacie, l’approbation revient au propriétaire. Ce n’est qu’alors que la commande part chez le fournisseur.
Achats · approuve
03
Entrée par XML
Le XML de la facture du fournisseur alimente la réception, liée à la commande. Tout écart de quantité ou de prix entre la facture et la commande est signalé à la personne qui répond des achats, qui le résout avant la comptabilisation.
André · prépare
04
Réception par lot
L’équipe vérifie la marchandise par rapport à la facture et à la commande, indique le lot, la péremption et les facteurs de chaque lot, puis comptabilise la réception. Les lots sont placés en quarantaine jusqu’à leur libération, selon la politique de la catégorie, et la quantité reçue de la commande est mise à jour dans la même opération.
Stock · comptabilise
Fournisseurs qualifiés
Matière première uniquement de fournisseurs qualifiés.
La RDC 67/2007, relative aux bonnes pratiques de préparation magistrale, exige que la matière première soit achetée auprès d’un fabricant ou d’un fournisseur qualifié par la pharmacie, selon les critères définis par le pharmacien. Chaque fournisseur a sa fiche, avec ses documents et son historique.
Documents de conformité sanitaire, comme l’autorisation de fonctionnement de l’Anvisa et la licence sanitaire, avec une alerte quand l’un d’eux arrive à échéance
Résultats des essais réalisés par la pharmacie et certificats de chaque livraison
Rapport d’audit des bonnes pratiques et historique des livraisons précédentes
Le certificat d’analyse du fournisseur accompagne chaque lot de matière première et reste lié au lot
Toute commande de matière première à un fournisseur non qualifié est refusée
Valeurs fournies à titre d’illustration.
Ce qui reste à l’équipe
André prépare. Ce sont des personnes qui approuvent, qualifient et comptabilisent.
01
Approuver la commande
La personne qui répond des achats choisit le fournisseur de chaque article, négocie le prix et les conditions et approuve la commande jusqu’au montant défini par la pharmacie. Au-delà, c’est le propriétaire qui approuve.
02
Qualifier le fournisseur
Le pharmacien définit les critères d’achat de la matière première, qualifie chaque fournisseur et se prononce sur le certificat d’analyse de chaque lot reçu.
03
Comptabiliser la réception
L’équipe vérifie la marchandise par rapport à la facture et à la commande, puis comptabilise la réception. Une erreur est corrigée par contre-passation, et l’écriture d’origine reste dans le grand livre.
Questions sur les achats.
Découvrez un achat, de la suggestion au lot reçu.
Lors de la démonstration, vous découvrez la suggestion d’achat d’un établissement, la demande de prix auprès de trois fournisseurs, l’approbation de la commande et l’entrée par le XML de la facture. Nous réalisons la migration de votre pharmacie, sans frais.