Une bonne partie de la journée d’une pharmacie de préparations magistrales est occupée par un travail qui exige de la rigueur, mais pas le jugement du pharmacien : transcrire l’ordonnance, faire le calcul avec le facteur du lot, tenir les registres des substances contrôlées, établir la facture. C’est sur ce travail qu’interviennent les agents IA de VUpharma.
Dans tous les modules, l’agent prépare, et la personne responsable du domaine vérifie et confirme. Voici ce que fait chaque pôle et où se situent les limites.
Seize agents répartis en quatre pôles
Chaque agent a son métier et utilise les mêmes écrans et les mêmes contrôles que l’équipe, avec les espaces et les établissements de la personne qui le sollicite. Si vous n’avez pas accès au stock d’un établissement, l’agent non plus.
- Préparatoire et stock, six agents. Helena au catalogue, André aux lots et aux achats, Beatriz à la qualité, Otávio à l’homéopathie, Marcos à la préparation magistrale et Lívia aux substances contrôlées.
- Comptoir et ordonnances, quatre. Clara au service client et à la boutique en ligne, Iris aux ordonnances, Paula à la relation avec les clients et les prescripteurs, Henrique à la pharmacie de dispensation et aux conventions d’entreprise.
- Gestion, trois. Leonardo à la finance, Vitória à la fiscalité et Davi aux tableaux de bord.
- Déploiement et assistance, trois. Caio aux établissements et aux accès, Renata à la migration, Camila à l’assistance.
Quatre exemples du quotidien
Iris : de la photo de l’ordonnance à la commande enregistrée
L’ordonnance arrive en photo ou en PDF. Iris transcrit le prescripteur, son numéro d’inscription au conseil de l’ordre, le patient, les composants, les doses, la forme et la posologie. Elle compare ensuite chaque dose avec les plages de référence de la pharmacopée que la pharmacie a elle-même enregistrées.
Un exemple : vitamine D3 2 000 UI et magnésium chélaté 200 mg par gélule, 60 gélules, une par jour. Les doses sont dans la plage, les composants figurent au catalogue et la commande attend le pharmacien. Un passage illisible est signalé, pas complété, et l’image de l’ordonnance reste jointe.
L’alerte de dose est un point de départ, pas une conclusion. C’est le pharmacien qui évalue l’ordonnance, doses comprises. Voyez comment cela fonctionne dans ordonnances.
Marcos : le calcul avec les facteurs du lot
Une fois la commande enregistrée, Marcos calcule chaque composant avec le facteur de correction, l’équivalence et la densité du produit et du lot qui sera utilisé. Il choisit la gélule et le conditionnement selon les règles de la pharmacie et prépare la fiche de préparation, la fiche de pesée et l’étiquette.
Avec des valeurs fournies à titre d’illustration : si le lot de magnésium a un facteur de 1,05, les 200 mg de l’ordonnance deviennent 210 mg par gélule. Quand un facteur manque, le calcul est refusé et Marcos indique ce qui manque ; le système ne suppose jamais un facteur de 1. La fiche ne part au préparatoire qu’après l’approbation du pharmacien. Plus de détails dans préparation magistrale.
Lívia : la tenue des registres des substances contrôlées
Pour les substances de la Portaria 344/98 (le règlement brésilien des substances sous contrôle spécial), Lívia enregistre chaque entrée et chaque sortie avec le lot et l’ordonnance, prépare les registres et les bilans de la période et prépare le fichier du SNGPC (le système national de suivi des produits contrôlés). Avant l’envoi, elle signale ce qui empêche la transmission, comme une sortie sans ordonnance ou un solde différent du stock.
La RDC 22/2014 confie la tenue des registres au pharmacien responsable. Il peut déléguer la saisie des données, en en gardant la responsabilité, mais générer et envoyer les fichiers au SNGPC lui revient. C’est pourquoi le fichier ne part qu’avec sa confirmation. La transmission est redevenue obligatoire, région par région, entre septembre 2025 et janvier 2026. Voir substances contrôlées et SNGPC.
Vitória : la facture de chaque commande
Vitória prépare la NF-e, la NFC-e ou la NFS-e (les factures électroniques brésiliennes) de chaque commande avec la classification fiscale que l’expert-comptable a définie pour chaque produit, champs IBS et CBS de la réforme fiscale compris. Elle signale tout produit sans classification avant la facturation et, en fin de mois, génère les fichiers du SPED (la comptabilité fiscale numérique).
La facture n’est émise que lorsque l’équipe facture la commande, et l’expert-comptable vérifie le calcul des impôts et transmet le SPED. Détails dans fiscalité.
Ce qu’aucun agent ne fait
Certaines limites ne dépendent d’aucun paramétrage. Les trois premières sont des actes que la réglementation attribue au pharmacien.
- Évaluer la prescription. La RDC 67/2007 dispose que le responsable de la préparation, y compris de l’évaluation des prescriptions, est le pharmacien, et que cette évaluation a lieu avant le début de la préparation.
- Approuver la préparation. Selon la même résolution, c’est le pharmacien qui évalue les résultats du contrôle et approuve, ou non, la préparation pour la dispensation.
- Conseiller le patient. La loi nº 13.021/2014 compte parmi les obligations du pharmacien le conseil pharmaceutique au patient. Les agents accueillent, prennent les rendez-vous et enregistrent. Les questions sur la santé, les effets ou la conduite à tenir sont adressées au pharmacien.
- Libérer un lot, accorder un accès ou approuver un paiement. La libération du lot suit la politique que la pharmacie a définie dans la catégorie, sous le contrôle du pharmacien responsable. L’accès est une décision du propriétaire de la pharmacie, et chaque paiement attend l’approbation de la personne responsable de la finance.
Les agents IA ne sont pas inscrits au CRF (le conseil régional de pharmacie) et ne remplacent pas le pharmacien responsable.
Refusé avant l’enregistrement, confirmé avant de prendre effet
Ce qui s’écarte des règles déclarées par la pharmacie est refusé avant l’enregistrement, que cela vienne de l’écran, d’une importation ou d’un agent : fiche incohérente, conversion sans facteur, opération sans établissement.
Et rien de ce que prépare l’agent ne prend effet sans la confirmation d’un membre de l’équipe. Si une erreur apparaît ensuite, l’écriture comptabilisée n’est pas effacée : elle est contre-passée et remplacée, et l’écriture d’origine reste dans le grand livre.
L’ordonnance contient des données de santé, que la LGPD (la loi brésilienne sur la protection des données) classe parmi les données personnelles sensibles. L’image et la transcription restent dans la commande, visibles uniquement par les personnes qui ont accès à l’espace concerné.
Au cabinet, les agents de KDoctor
Le cabinet de consultations pharmaceutiques travaille avec les agents IA de KDoctor, intégrés au dossier patient de la pharmacie. Jennifer gère l’agenda et les rappels. Le Dr. Rafael Costa structure le compte rendu de chaque consultation à partir du récit du pharmacien.
Pour le pharmacien habilité, l’équipe de médecine chinoise de KDoctor appuie la phytothérapie, l’acupuncture et les conseils alimentaires, et la formule approuvée est transmise à la préparation magistrale. La consultation, l’évaluation et la conduite à tenir restent du ressort du pharmacien. Voir les consultations.
Par où commencer
Renata suit le déploiement : nous migrons toutes les données de la pharmacie, sans frais, et vous vérifiez avant la mise en service. Découvrez chacun des agents ou voyez, lors d’une démonstration, une ordonnance devenir une commande avec le contrôle des doses et l’approbation du pharmacien.
