Compras
Compras según el consumo, a proveedores homologados.
La sugerencia de compra parte del consumo, del stock mínimo y de la caducidad, y la solicitud de ofertas llega a varios proveedores. André, agente de IA, prepara el pedido; el responsable de compras lo aprueba, y el farmacéutico homologa a cada proveedor.
Valores ilustrativos.
El agente del módulo
André prepara la compra. El responsable de compras la aprueba.
André Sato prepara la sugerencia de compra de cada sucursal, envía la solicitud de ofertas a los proveedores homologados y elabora el pedido. Cuando llega la factura, prepara la recepción a partir del XML, vinculada al pedido. El pedido espera la aprobación del responsable de compras, y la recepción solo tiene efecto cuando el equipo la contabiliza.
Prepara la lista de compra de cada sucursal a partir de la sugerencia según el consumo, el stock mínimo y la caducidad
Envía la solicitud de ofertas a los proveedores homologados y elabora el cuadro comparativo con precio, plazo y condiciones de pago
Prepara el pedido de compra para su aprobación y, cuando llega la factura, la recepción vinculada al pedido
Organiza los documentos de cada proveedor y avisa cuando alguno está a punto de caducar
Prepara la compra de la Sucursal Centro para esta semana.
Según la sugerencia de compra de la Sucursal Centro, tres materias primas necesitan reposición: 500 g, 1.000 g y 1 L. Las cantidades cubren el plazo de entrega y no superan lo que la sucursal consume antes de la caducidad. Los 3 proveedores homologados han respondido a la solicitud de ofertas, y la Distribuidora de ejemplo tiene el menor total, R$ 2.364,00, con entrega en 5 días. He preparado el pedido 0187 con ella. Está pendiente de la aprobación del responsable de compras, que puede cambiar el proveedor de cualquier artículo.
Ejemplo ilustrativo.
Sugerencia de compra
Comprar lo que la sucursal usa antes de que caduque.
La sugerencia de compra de cada sucursal parte del consumo registrado en el libro mayor de stock, del stock mínimo, del plazo de entrega del proveedor y de los encargos de clientes. La cantidad sugerida no supera lo que la sucursal consume dentro de la vida útil del producto.
Consumo medio en el periodo que usted elija, calculado a partir del libro mayor de stock
Stock mínimo y máximo por producto y por sucursal, definidos por la farmacia
Plazo de entrega de cada proveedor y encargos de clientes ya aceptados
Las faltas registradas en el mostrador entran en la próxima sugerencia
La unidad del proveedor se convierte a la del stock con el factor del producto, como la densidad; sin el factor, la línea se rechaza
Valores ilustrativos.
De la solicitud de ofertas a la recepción
Solicitud de ofertas, pedido aprobado y recepción vinculada al pedido.
01
Ofertas
André envía la solicitud de ofertas a los proveedores homologados, por correo electrónico o mediante un enlace, y elabora el cuadro comparativo con el precio, el plazo de entrega y las condiciones de pago de cada artículo.
André · prepara
02
Pedido
El responsable de compras elige el proveedor de cada artículo y aprueba el pedido. Por encima del importe que ha fijado la farmacia, la aprobación corresponde al propietario. Solo entonces se envía el pedido al proveedor.
Compras · aprueba
03
Entrada por XML
El XML de la factura del proveedor rellena la recepción, vinculada al pedido. Las diferencias de cantidad o de precio entre la factura y el pedido quedan marcadas para que el responsable de compras las resuelva antes de contabilizar.
André · prepara
04
Recepción por lote
El equipo coteja la mercancía con la factura y el pedido, indica el lote, la caducidad y los factores de cada lote y contabiliza la recepción. Los lotes quedan en cuarentena hasta su liberación, según la política de la categoría, y la cantidad recibida del pedido se actualiza en la misma operación.
Stock · contabiliza
Proveedores homologados
Materia prima solo de proveedores homologados.
La RDC 67/2007, de buenas prácticas de formulación magistral, exige que la materia prima se compre a fabricantes o proveedores homologados por la farmacia, según los criterios que define el farmacéutico. Cada proveedor tiene su ficha, con los documentos y el historial.
Documentos de regularidad sanitaria, como la autorización de funcionamiento de la Anvisa y la licencia sanitaria, con aviso cuando alguno está a punto de caducar
Resultados de los ensayos realizados por la farmacia y certificados de análisis de cada suministro
Informe de la auditoría de buenas prácticas e historial de las entregas anteriores
El certificado de análisis del proveedor acompaña a cada lote de materia prima y queda vinculado al lote
Los pedidos de materia prima a proveedores no homologados se rechazan
Valores ilustrativos.
Lo que queda en manos de las personas
André prepara. Quien aprueba, homologa y contabiliza son personas.
01
Aprobar el pedido
El responsable de compras elige el proveedor de cada artículo, negocia el precio y las condiciones y aprueba el pedido hasta el importe que ha fijado la farmacia. Por encima de ese importe, quien aprueba es el propietario.
02
Homologar al proveedor
El farmacéutico define los criterios de compra de la materia prima, homologa a cada proveedor y emite su conclusión sobre el certificado de análisis de cada lote recibido.
03
Contabilizar la recepción
El equipo coteja la mercancía con la factura y el pedido y contabiliza la recepción. Un error se corrige mediante reversión, y el asiento original sigue en el libro mayor.
Preguntas sobre compras.
Vea una compra, de la sugerencia al lote recibido.
En la demostración, verá la sugerencia de compra de una sucursal, la solicitud de ofertas a tres proveedores, la aprobación del pedido y la entrada por el XML de la factura. La migración de la farmacia la hacemos nosotros, sin coste.