Quien tiene una farmacia de formulación magistral suele aplazar el cambio de sistema por el mismo motivo: el miedo a perder datos. Ahí dentro hay años de clientes, recetas, fórmulas y lotes, y la farmacia no puede pararse para empezar de cero.
En VUpharma, la respuesta es breve: migramos todos los datos de la farmacia, sin coste, y usted lo revisa antes de entrar en funcionamiento. Esta guía muestra qué se migra, cómo revisarlo y qué puede preparar el propietario antes de empezar.
Qué pasa a VUpharma
Todo lo que está en el sistema que usa hoy. En la práctica:
- Datos maestros: productos, fórmulas y proveedores.
- Clientes y prescriptores, con los pedidos de cada uno.
- Stock por lote, con los certificados de análisis y las fechas de caducidad.
- Todo el historial del stock, y no solo el saldo de hoy.
- La numeración que ya usa en los pedidos y en los lotes.
Solo quedan fuera las contraseñas de acceso. Se crean de nuevo, por seguridad, y hablamos de ellas más abajo.
Por qué importa el historial
Traer solo el saldo del stock parece suficiente, pero no lo es. La farmacia necesita encontrar el pedido antiguo de un cliente para repetir la fórmula, saber por dónde ha pasado cada lote y mostrar documentos cuando la vigilancia sanitaria los pida.
Algunas normas también exigen que ciertos registros se conserven durante un tiempo:
- La RDC 67/2007 de la Anvisa exige que el certificado de análisis del proveedor, que acompaña a cada lote de materia prima, se archive durante al menos seis meses después de la caducidad del último producto elaborado con ese lote. Para la materia prima sujeta a control especial, el plazo es de al menos dos años después de la caducidad del último producto elaborado con ella.
- La Portaria SVS/MS 344/98 exige que los libros, los balances y los documentos del movimiento de sustancias controladas se archiven en el establecimiento durante dos años.
Por eso los certificados de análisis y el historial vienen junto con los lotes, en lugar de quedarse atrapados en el sistema antiguo. Vea cómo funcionan el stock por lote y las sustancias controladas en VUpharma.
Cómo funciona, en tres pasos
1. Lo traemos todo
El equipo de VUpharma copia todos los datos del sistema que usa hoy, sin tocarlo. Renata, agente de IA de implantación y migración, acompaña el trabajo y muestra el avance: lo que ya ha entrado en VUpharma y lo que falta.
2. Usted lo revisa
Renata prepara el informe de la migración, con las cifras de cada parte: productos y fórmulas, clientes y prescriptores, pedidos, lotes y certificados de análisis. Usted y el farmacéutico revisan los datos migrados en ese informe.
3. Entra en funcionamiento
Usted empieza a usar VUpharma cuando lo apruebe. Renata prepara; quien decide es la farmacia.
Cómo revisarlo antes de entrar en funcionamiento
Revisar no exige conocimientos técnicos. Exige conocer la farmacia, y eso el propietario y el farmacéutico ya lo tienen. Tres formas sencillas de empezar:
- Compare los totales. Cuántos clientes, productos y fórmulas muestra el sistema actual, y cuántos aparecen en el informe.
- Busque casos que conozca. Un cliente habitual y sus pedidos, una fórmula muy utilizada, un prescriptor que envía recetas todas las semanas.
- Mire el stock con calma. Elija algunos lotes en uso y compruebe el saldo, la caducidad y el certificado de análisis. En las sustancias controladas, quien lo comprueba es el farmacéutico responsable técnico.
Si algo no cuadra, usted lo señala y el equipo de VUpharma lo corrige. VUpharma solo entra en funcionamiento con su aprobación.
La farmacia no se detiene
El sistema actual sigue funcionando mientras migramos y usted revisa los datos. El mostrador atiende, el laboratorio elabora y el stock sigue registrándose en el sistema de siempre.
La fecha de puesta en funcionamiento se acuerda con usted. En esa fecha, lo que la farmacia haya registrado en el sistema actual durante la revisión también pasa a VUpharma, y el equipo empieza a trabajar en el sistema nuevo.
Contraseñas nuevas, por seguridad
Las contraseñas de acceso son el único dato que no viene del sistema antiguo. Cada persona del equipo crea una contraseña nueva para entrar en VUpharma.
También es un buen momento para revisar quién ve qué. En VUpharma, cada persona recibe las áreas y las sucursales en las que trabaja, y quien concede o retira el acceso es el propietario de la farmacia. Vea cómo funcionan sucursales, acceso y datos.
Los datos de clientes y prescriptores son datos personales, y la receta revela datos de salud, que la LGPD protege como datos sensibles. La farmacia es la responsable del tratamiento de esos datos; VUpharma trata los datos como encargada del tratamiento, según las instrucciones de la farmacia. La ley exige que los agentes de tratamiento adopten medidas de seguridad para proteger los datos personales, y crear contraseñas nuevas al cambiar de sistema va en esa dirección.
La migración se acuerda por escrito antes de cualquier acceso a los datos de la farmacia.
Lista de control para el propietario
- Cuéntenos en la demostración qué sistema usa hoy la farmacia.
- Acuerde la migración por escrito antes de cualquier acceso a los datos.
- Defina quién revisa: usted, el farmacéutico responsable técnico y quien se encarga del stock.
- Anote algunas cifras del sistema actual: total de clientes, de productos y de fórmulas, y el último número de pedido.
- Prepare casos para revisar: un cliente habitual, una fórmula muy utilizada y algunos lotes en uso, con certificado de análisis.
- Haga una lista del equipo, con las áreas y las sucursales de cada persona.
- Mantenga el contrato del sistema actual hasta que VUpharma entre en funcionamiento.
- Apruebe la puesta en funcionamiento solo después de la revisión.
Siguiente paso
En la demostración, cuéntenos de qué sistema viene. Le mostramos el informe de la migración con datos de ejemplo, y el plazo figura en la propuesta. Vea también cómo migramos y qué hacen Renata y los demás agentes de IA.
