Wer eine Rezepturapotheke führt, schiebt den Systemwechsel meist aus demselben Grund auf: aus Angst, Daten zu verlieren. Darin stecken Jahre an Kunden, Rezepten, Rezepturen und Chargen, und die Apotheke kann nicht stillstehen, um bei null anzufangen.
Bei VUpharma ist die Antwort kurz: Wir migrieren alle Daten der Apotheke kostenlos, und Sie prüfen sie vor der Inbetriebnahme. Dieser Leitfaden zeigt, was übernommen wird, wie Sie prüfen und was Sie als Inhaber vor dem Start bereitlegen können.
Was zu VUpharma kommt
Alles, was im System steckt, das Sie heute nutzen. Konkret:
- Stammdaten: Produkte, Rezepturen und Lieferanten.
- Kunden und Verschreiber, jeweils mit ihren Aufträgen.
- Chargenbezogener Lagerbestand, mit Analysenzertifikaten und Verfallsdaten.
- Die gesamte Lagerhistorie, nicht nur der heutige Bestand.
- Die Nummerierung, die Sie bereits verwenden, bei Aufträgen und Chargen.
Nur die Zugangspasswörter werden nicht übernommen. Sie werden aus Sicherheitsgründen neu angelegt; mehr dazu weiter unten.
Warum die Historie zählt
Nur den aktuellen Bestand zu übernehmen, scheint zu genügen, genügt aber nicht. Die Apotheke muss den alten Auftrag eines Kunden finden, um eine Rezeptur zu wiederholen, nachvollziehen können, welchen Weg jede Charge genommen hat, und Unterlagen vorlegen, wenn die Gesundheitsbehörde (Vigilância Sanitária) sie anfordert.
Einige Vorschriften verlangen außerdem, dass bestimmte Aufzeichnungen eine Zeit lang aufbewahrt werden:
- Die RDC 67/2007 der Anvisa (der brasilianischen Gesundheitsbehörde) verlangt, dass das Analysenzertifikat des Lieferanten, das jede Charge eines Ausgangsstoffs begleitet, mindestens sechs Monate über den Verfall des letzten mit dieser Charge hergestellten Präparats hinaus archiviert wird. Bei Ausgangsstoffen unter Sonderkontrolle beträgt die Frist mindestens zwei Jahre nach dem Verfall des letzten damit hergestellten Präparats.
- Die Portaria SVS/MS 344/98 verlangt, dass die Bücher, die Bestandsbilanzen und die Belege über die Bewegungen kontrollierter Substanzen zwei Jahre lang im Betrieb archiviert werden.
Deshalb kommen die Analysenzertifikate und die Historie zusammen mit den Chargen, statt im alten System festzustecken. Sehen Sie, wie der chargenbezogene Lagerbestand und die kontrollierten Substanzen in VUpharma funktionieren.
So funktioniert es, in drei Schritten
1. Wir übernehmen alles
Das Team von VUpharma kopiert alle Daten aus dem System, das Sie heute nutzen, ohne es zu verändern. Renata, die KI-Agentin für Einführung und Migration, begleitet die Arbeit und zeigt den Fortschritt: was schon in VUpharma ist und was noch fehlt.
2. Sie prüfen
Renata erstellt den Migrationsbericht mit den Zahlen zu jedem Bereich: Produkte und Rezepturen, Kunden und Verschreiber, Aufträge, Chargen und Analysenzertifikate. Sie und der Apotheker prüfen die migrierten Daten anhand dieses Berichts.
3. Inbetriebnahme
Sie beginnen mit VUpharma, sobald Sie freigeben. Renata bereitet vor; die Entscheidung trifft die Apotheke.
So prüfen Sie vor der Inbetriebnahme
Prüfen erfordert kein technisches Wissen. Es erfordert Kenntnis der Apotheke, und die haben Inhaber und Apotheker bereits. Drei einfache Einstiege:
- Vergleichen Sie die Summen. Wie viele Kunden, Produkte und Rezepturen das aktuelle System zeigt und wie viele im Bericht erscheinen.
- Suchen Sie Fälle, die Sie kennen. Einen Stammkunden und seine Aufträge, eine häufig verwendete Rezeptur, einen Verschreiber, der jede Woche Rezepte schickt.
- Sehen Sie sich den Lagerbestand in Ruhe an. Wählen Sie einige aktuell verwendete Chargen und prüfen Sie Bestand, Verfallsdatum und Analysenzertifikat. Bei kontrollierten Substanzen prüft der verantwortliche Apotheker.
Wenn etwas nicht übereinstimmt, weisen Sie darauf hin, und das Team von VUpharma korrigiert es. VUpharma geht nur mit Ihrer Freigabe in Betrieb.
Die Apotheke läuft weiter
Das aktuelle System läuft weiter, während wir migrieren und Sie die Daten prüfen. Am Tresen wird bedient, am Rezepturtisch hergestellt, und der Lagerbestand wird weiter im gewohnten System erfasst.
Den Termin der Inbetriebnahme stimmen wir mit Ihnen ab. An diesem Tag wird auch übernommen, was die Apotheke während der Prüfung im aktuellen System erfasst hat, und das Team arbeitet ab dann im neuen System.
Passwörter werden aus Sicherheitsgründen neu angelegt
Die Zugangspasswörter sind die einzigen Daten, die nicht aus dem alten System übernommen werden. Jede Person im Team legt für VUpharma ein neues Passwort an.
Es ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, wer was sieht. In VUpharma erhält jede Person Zugriff auf die Bereiche und Filialen, in denen sie arbeitet, und Zugriffe erteilt oder entzieht der Inhaber der Apotheke. Sehen Sie, wie Filialen, Zugriffe und Daten funktionieren.
Die Daten von Kunden und Verschreibern sind personenbezogene Daten, und das Rezept gibt Gesundheitsdaten preis, die die LGPD, das brasilianische Datenschutzgesetz, als sensible Daten schützt. Die Apotheke ist Verantwortliche für diese Daten; VUpharma verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen der Apotheke. Das Gesetz verlangt von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, und neue Passwörter beim Systemwechsel gehen in diese Richtung.
Die Migration wird schriftlich vereinbart, bevor jemand auf Daten der Apotheke zugreift.
Checkliste für Inhaber
- Sagen Sie uns in der Demo, welches System die Apotheke heute nutzt.
- Vereinbaren Sie die Migration schriftlich, bevor jemand auf die Daten zugreift.
- Legen Sie fest, wer prüft: Sie, der verantwortliche Apotheker und die Person, die sich um das Lager kümmert.
- Notieren Sie einige Zahlen aus dem aktuellen System: die Gesamtzahl der Kunden, Produkte und Rezepturen sowie die letzte Auftragsnummer.
- Legen Sie Prüffälle bereit: einen Stammkunden, eine häufig verwendete Rezeptur und einige aktuell verwendete Chargen mit Analysenzertifikat.
- Listen Sie das Team auf, mit den Bereichen und Filialen jeder Person.
- Behalten Sie den Vertrag für das aktuelle System, bis VUpharma in Betrieb geht.
- Geben Sie die Inbetriebnahme erst nach der Prüfung frei.
Nächster Schritt
Sagen Sie uns in der Demo, von welchem System Sie kommen. Wir zeigen den Migrationsbericht mit Beispieldaten, und den Zeitrahmen nennen wir im Angebot. Sehen Sie sich auch an, wie wir migrieren und was Renata und die anderen KI-Agenten übernehmen.
