Acquisti
Acquisti in base al consumo, da fornitori qualificati.
Il suggerimento di acquisto parte dal consumo, dalla scorta minima e dalla scadenza, e la richiesta di offerte va a più fornitori. André, agente IA, prepara l’ordine; chi risponde degli acquisti approva e il farmacista qualifica ogni fornitore.
Valori illustrativi.
L’agente del modulo
André prepara l’acquisto. Chi risponde degli acquisti approva.
André Sato prepara il suggerimento di acquisto di ogni filiale, invia la richiesta di offerte ai fornitori qualificati e compone l’ordine. Quando arriva la fattura, prepara il ricevimento a partire dall’XML, collegato all’ordine. L’ordine attende l’approvazione di chi risponde degli acquisti, e il ricevimento è valido solo quando il team lo registra.
Prepara la lista di acquisto di ogni filiale a partire dal suggerimento basato su consumo, scorta minima e scadenza
Invia la richiesta di offerte ai fornitori qualificati e compone il prospetto con prezzo, tempi di consegna e condizioni di pagamento
Prepara l’ordine di acquisto da approvare e, quando arriva la fattura, il ricevimento collegato all’ordine
Organizza i documenti di ogni fornitore e avvisa quando uno di essi sta per scadere
Prepara l’acquisto della Filiale Centro per questa settimana.
Secondo il suggerimento di acquisto della Filiale Centro, tre materie prime vanno riordinate: 500 g, 1.000 g e 1 L. Le quantità coprono i tempi di consegna e non superano ciò che la filiale consuma prima della scadenza. I 3 fornitori qualificati hanno risposto alla richiesta di offerte, e il Distributore di esempio ha il totale più basso, R$ 2.364,00, con consegna in 5 giorni. Ho preparato con lui l’ordine 0187. L’ordine attende l’approvazione di chi risponde degli acquisti, che può cambiare il fornitore di qualsiasi articolo.
Esempio illustrativo.
Suggerimento di acquisto
Acquistare ciò che la filiale usa prima della scadenza.
Il suggerimento di acquisto di ogni filiale parte dal consumo registrato nel libro mastro di magazzino, dalla scorta minima, dai tempi di consegna del fornitore e dagli ordini dei clienti. La quantità suggerita non supera ciò che la filiale consuma entro la scadenza del prodotto.
Consumo medio nel periodo che scegli tu, calcolato a partire dal libro mastro di magazzino
Scorta minima e massima per prodotto e per filiale, definite dalla farmacia
Tempi di consegna di ogni fornitore e ordini dei clienti già accettati
Le mancanze registrate al banco entrano nel suggerimento successivo
L’unità del fornitore viene convertita in quella di magazzino con il fattore del prodotto, come la densità; senza il fattore, la riga viene rifiutata
Valori illustrativi.
Dalla richiesta di offerte al ricevimento
Richiesta di offerte, ordine approvato e ricevimento collegato all’ordine.
01
Richiesta di offerte
André invia la richiesta di offerte ai fornitori qualificati, via e-mail o tramite un link, e compone il prospetto con il prezzo, i tempi di consegna e le condizioni di pagamento di ogni articolo.
André · prepara
02
Ordine
Chi risponde degli acquisti sceglie il fornitore di ogni articolo e approva l’ordine. Oltre l’importo definito dalla farmacia, l’approvazione spetta al titolare. Solo allora l’ordine viene inviato al fornitore.
Acquisti · approva
03
Carico dall’XML
L’XML della fattura del fornitore compila il ricevimento, collegato all’ordine. Le differenze di quantità o di prezzo tra fattura e ordine vengono segnalate a chi risponde degli acquisti, che le risolve prima della registrazione.
André · prepara
04
Ricevimento per lotto
Il team controlla la merce con la fattura e l’ordine, indica il lotto, la scadenza e i fattori di ogni lotto e registra il ricevimento. I lotti entrano in quarantena fino al rilascio, secondo la politica della categoria, e la quantità ricevuta dell’ordine viene aggiornata nella stessa operazione.
Magazzino · registra
Fornitori qualificati
Materie prime solo da fornitori qualificati.
La RDC 67/2007, sulle buone pratiche di preparazione galenica, richiede che la materia prima sia acquistata da un produttore o fornitore qualificato dalla farmacia, secondo i criteri definiti dal farmacista. Ogni fornitore ha la sua scheda, con i documenti e lo storico.
Documenti di conformità sanitaria, come l’autorizzazione al funzionamento dell’Anvisa e la licenza sanitaria, con avviso quando uno di essi sta per scadere
Risultati delle analisi eseguite dalla farmacia e certificati di ogni fornitura
Rapporto dell’audit di buone pratiche e storico delle consegne precedenti
Il certificato di analisi del fornitore accompagna ogni lotto di materia prima e resta collegato al lotto
L’ordine di materie prime a un fornitore non qualificato viene rifiutato
Valori illustrativi.
Ciò che resta alle persone
André prepara. Ad approvare, qualificare e registrare sono persone.
01
Approvare l’ordine
Chi risponde degli acquisti sceglie il fornitore di ogni articolo, negozia prezzo e condizioni e approva l’ordine fino all’importo definito dalla farmacia. Oltre quell’importo, ad approvare è il titolare.
02
Qualificare il fornitore
Il farmacista definisce i criteri di acquisto della materia prima, qualifica ogni fornitore e si pronuncia sul certificato di analisi di ogni lotto ricevuto.
03
Registrare il ricevimento
Il team controlla la merce con la fattura e l’ordine e registra il ricevimento. Un errore viene corretto tramite storno, e la registrazione originale resta nel libro mastro.
Domande sugli acquisti.
Guarda un acquisto, dal suggerimento al lotto ricevuto.
Nella demo vedi il suggerimento di acquisto di una filiale, la richiesta di offerte a tre fornitori, l’approvazione dell’ordine e il carico dall’XML della fattura. La migrazione della farmacia la eseguiamo noi, senza costi.