Chi ha una farmacia galenica di solito rimanda il cambio di sistema per lo stesso motivo: la paura di perdere dati. Lì dentro ci sono anni di clienti, ricette, formule e lotti, e la farmacia non può fermarsi per ripartire da zero.
In VUpharma la risposta è breve: migriamo tutti i dati della farmacia, senza costi, e tu li verifichi prima dell’entrata in funzione. Questa guida mostra cosa arriva, come verificarlo e cosa il titolare può preparare prima di iniziare.
Cosa arriva in VUpharma
Tutto ciò che c’è nel sistema che usi oggi. In pratica:
- Anagrafiche: prodotti, formule e fornitori.
- Clienti e prescrittori, con gli ordini di ciascuno.
- Magazzino per lotto, con i certificati di analisi e le scadenze.
- Tutto lo storico del magazzino, non solo il saldo di oggi.
- La numerazione che usi già per ordini e lotti.
Restano fuori solo le password di accesso. Vengono create di nuovo, per sicurezza, e ne parliamo più avanti.
Perché lo storico conta
Portare solo il saldo del magazzino sembra sufficiente, ma non lo è. La farmacia deve poter ritrovare il vecchio ordine di un cliente per ripetere la formula, sapere da dove è passato ogni lotto e mostrare i documenti quando la vigilanza sanitaria li richiede.
Alcune norme chiedono anche di conservare certe registrazioni per un determinato periodo:
- La RDC 67/2007 dell’Anvisa (l’agenzia sanitaria brasiliana) chiede che il certificato di analisi del fornitore, che accompagna ogni lotto di materia prima, resti archiviato per almeno sei mesi dopo la scadenza dell’ultimo prodotto galenico preparato con quel lotto. Per le materie prime soggette a controllo speciale, il termine è di almeno due anni dalla scadenza dell’ultimo prodotto preparato con esse.
- La Portaria SVS/MS 344/98 chiede che i registri, i rendiconti e i documenti della movimentazione delle sostanze controllate restino archiviati in farmacia per due anni.
Per questo i certificati di analisi e lo storico arrivano insieme ai lotti, invece di restare bloccati nel vecchio sistema. Guarda come funzionano il magazzino per lotto e le sostanze controllate in VUpharma.
Come funziona, in tre passi
1. Portiamo tutto
Il team VUpharma copia tutti i dati dal sistema che usi oggi, senza modificarlo. Renata, agente IA di implementazione e migrazione, segue il lavoro e ne mostra l’avanzamento: cosa è già entrato in VUpharma e cosa manca.
2. Tu verifichi
Renata prepara il report della migrazione, con i numeri di ogni parte: prodotti e formule, clienti e prescrittori, ordini, lotti e certificati di analisi. Tu e il farmacista rivedete i dati migrati in questo report.
3. Si entra in funzione
Inizi a usare VUpharma quando dai la tua approvazione. Renata prepara; a decidere è la farmacia.
Come verificare prima dell’entrata in funzione
Verificare non richiede competenze tecniche. Richiede di conoscere la farmacia, e il titolare e il farmacista la conoscono già. Tre modi semplici per iniziare:
- Confronta i totali. Quanti clienti, prodotti e formule mostra il sistema attuale, e quanti ne compaiono nel report.
- Cerca casi che conosci. Un cliente abituale e i suoi ordini, una formula molto usata, un prescrittore che manda ricette ogni settimana.
- Guarda il magazzino con calma. Scegli alcuni lotti in uso e verifica saldo, scadenza e certificato di analisi. Per le sostanze controllate, la verifica spetta al farmacista responsabile.
Se qualcosa non torna, lo segnali e il team VUpharma corregge. VUpharma entra in funzione solo con la tua approvazione.
La farmacia non si ferma
Il sistema attuale continua a funzionare mentre migriamo i dati e tu li verifichi. Il banco serve i clienti, il laboratorio prepara le formule e il magazzino continua a essere registrato nel sistema di sempre.
La data di entrata in funzione si concorda con te. In quella data arriva in VUpharma anche ciò che la farmacia ha registrato nel sistema attuale durante la verifica, e il team inizia a lavorare nel nuovo sistema.
Password create di nuovo, per sicurezza
Le password di accesso sono l’unico dato che non arriva dal vecchio sistema. Ogni persona del team crea una nuova password per accedere a VUpharma.
È anche un buon momento per rivedere chi vede cosa. In VUpharma ogni persona riceve le aree e le filiali in cui lavora, e a concedere o revocare gli accessi è il titolare della farmacia. Guarda come funzionano filiali, accessi e dati.
I dati di clienti e prescrittori sono dati personali, e la ricetta rivela dati sanitari, che la LGPD (la legge brasiliana sulla protezione dei dati) tutela come dati sensibili. La farmacia è titolare del trattamento di questi dati; VUpharma li tratta come responsabile del trattamento, secondo le istruzioni della farmacia. La legge chiede a chi tratta i dati di adottare misure di sicurezza per proteggere i dati personali, e creare nuove password al cambio di sistema va in questa direzione.
La migrazione viene concordata per iscritto prima di qualsiasi accesso ai dati della farmacia.
Checklist per il titolare
- Durante la demo, dicci quale sistema usa oggi la farmacia.
- Concorda la migrazione per iscritto prima di qualsiasi accesso ai dati.
- Stabilisci chi verifica: tu, il farmacista responsabile e chi si occupa del magazzino.
- Annota alcuni numeri del sistema attuale: totale di clienti, prodotti e formule, e l’ultimo numero d’ordine.
- Prepara alcuni casi da verificare: un cliente abituale, una formula molto usata e alcuni lotti in uso, con il certificato di analisi.
- Elenca il team, con le aree e le filiali di ogni persona.
- Mantieni il contratto del sistema attuale finché VUpharma non entra in funzione.
- Approva l’entrata in funzione solo dopo la verifica.
Prossimo passo
Nella demo, dicci da quale sistema arrivi. Ti mostriamo il report della migrazione con dati di esempio, e i tempi sono indicati nella proposta. Guarda anche come migriamo e cosa fanno Renata e gli altri agenti IA.
