コンパウンディング薬局のオーナーがシステムの切り替えを先送りする理由は、たいてい同じです。データを失うのが怖いのです。そこには何年分もの顧客、処方箋、処方、ロットが入っていて、薬局はゼロからやり直すために業務を止めるわけにはいきません。
VUpharmaの答えはシンプルです。薬局のデータをすべて無償で移行し、本番稼働前にご確認いただけます。このガイドでは、移行の対象、確認の方法、そして始める前にオーナーが用意しておけることをご紹介します。
VUpharmaに移るもの
現在お使いのシステムにあるものすべてです。具体的には次のとおりです。
- 登録データ：製品、処方、仕入先。
- 顧客と処方医、およびそれぞれの注文。
- ロット単位の在庫と、その試験成績書・使用期限。
- 在庫の全履歴。今日の残高だけではありません。
- 注文とロットですでにお使いの番号。
移行しないのはログインパスワードだけです。セキュリティのために新しく作成します。詳しくは後述します。
履歴が大切な理由
在庫の残高だけを移せば足りるように思えますが、それでは足りません。薬局は、同じ処方を再び調製するために顧客の過去の注文を探し、各ロットがたどった経路を把握し、衛生監督当局に求められたときには書類を示す必要があります。
一部の規則では、特定の記録を一定期間保管することも求められています。
- Anvisa（ブラジル国家衛生監督庁）のRDC 67/2007は、原料の各ロットに添付される仕入先の分析証明書を、そのロットを使って調製した最後の製剤の使用期限から少なくとも6か月間保管するよう求めています。特別管理の対象となる原料では、その原料を使って調製した最後の製剤の使用期限から少なくとも2年間です。
- Portaria SVS/MS 344/98は、規制物質の帳簿、収支報告書、入出庫の書類を、事業所で2年間保管するよう求めています。
そのため、試験成績書と履歴は、古いシステムに残したままにせず、ロットと一緒に移行します。VUpharmaのロット単位の在庫と規制物質の仕組みもご覧ください。
3つのステップで進めます
1. すべてを移します
VUpharmaのチームが、現在お使いのシステムには手を加えずに、すべてのデータをコピーします。導入とデータ移行を担当するAIエージェントのRenataが作業に伴走し、VUpharmaにすでに入ったものとまだ残っているものを示して、進み具合をお知らせします。
2. ご確認いただきます
Renataが移行レポートを作成します。製品と処方、顧客と処方医、注文、ロットと試験成績書など、項目ごとの件数が載っています。お客様と薬剤師が、このレポートで移行データを確認します。
3. 本番稼働
VUpharmaの利用を始めるのは、お客様が承認したときです。準備するのはRenata、決めるのは薬局です。
本番稼働前の確認方法
確認に技術的な知識は要りません。必要なのは薬局をよく知っていることで、それはオーナーと薬剤師がすでに備えています。まずは次の3つの簡単な方法から始められます。
- 合計を比べる。現在のシステムに表示される顧客、製品、処方の数と、レポートに載っている数を比べます。
- よく知っているケースを探す。常連の顧客とその注文、よく使う処方、毎週処方箋を送ってくる処方医などです。
- 在庫をじっくり確認する。使用中のロットをいくつか選び、残高、使用期限、試験成績書を確認します。規制物質については、管理薬剤師が確認します。
合わない点があればお知らせいただき、VUpharmaのチームが修正します。VUpharmaが本番稼働するのは、お客様の承認を得てからです。
薬局の業務は止まりません
データの移行とご確認の間も、現在のシステムはそのまま動き続けます。店頭では接客を続け、調製台では調製を行い、在庫もいつものシステムに記録されます。
本番稼働の日はお客様と相談して決めます。その日に、確認期間中に現在のシステムへ入力された内容もVUpharmaに移し、スタッフは新しいシステムでの作業に切り替えます。
パスワードは、セキュリティのために新しく作成
ログインパスワードは、古いシステムから移さない唯一のデータです。スタッフ一人ひとりが、VUpharmaにログインするための新しいパスワードを作成します。
誰が何を見られるかを見直すよい機会でもあります。VUpharmaでは、各スタッフに担当するエリアと店舗が割り当てられ、アクセスを付与・削除するのは薬局のオーナーです。店舗、アクセス、データの仕組みもご覧ください。
顧客と処方医のデータは個人データであり、処方箋からは健康に関するデータがわかります。これはLGPD（ブラジルの個人データ保護法）がセンシティブデータとして保護しているものです。これらのデータの管理者は薬局で、VUpharmaは薬局の指示に従う処理者としてデータを取り扱います。法律は、データの取り扱いに関わる者に対し、個人データを保護するための安全管理措置を求めています。システムの切り替え時にパスワードを新しく作成するのも、その一環です。
データ移行は、薬局のデータにアクセスする前に、必ず書面で取り決めます。
オーナー向けチェックリスト
- デモで、現在お使いのシステムをお知らせください。
- データにアクセスする前に、データ移行を書面で取り決めます。
- 確認する人を決めます。オーナー、管理薬剤師、在庫の担当者です。
- 現在のシステムの数字をいくつか控えておきます。顧客、製品、処方の総数と、最新の注文番号です。
- 確認用のケースを選んでおきます。常連の顧客、よく使う処方、試験成績書のある使用中のロットをいくつかです。
- スタッフの一覧を、各自の担当エリアと店舗とともに作成します。
- VUpharmaが本番稼働するまで、現在のシステムの契約を続けます。
- 本番稼働の承認は、確認が終わってから行います。
次のステップ
デモで、どのシステムからの移行かをお知らせください。サンプルデータで移行レポートをお見せし、期間はご提案書でお伝えします。データ移行の進め方や、RenataとほかのAIエージェントの役割もご覧ください。
